Es kommt bei mir zwar nicht oft vor aber heute gibt es einmal wieder einen Beitrag, der sich mehr mit den Doings hinter dem Blog beschäftigt. Genauer gesagt mit dem ganzen Papierkram.
Es gibt neben den eigentlichen Posts noch eine Menge zu verwalten, wie zum Beispiel Kooperationen, Lizenzen für Software und Plugins oder auch einfach nur das Webhosting. Daneben bietet ja auch noch der ganze Privatbereich eine Unmenge an Papierkram, der verwaltet werden will. Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge eine wahre Flut an Dokumenten. Wenn man jetzt wie ich außerdem eher nicht so der „Ich hefte alles gerne ab“ Typ ist kann das schon so manches Mal zum Problem werden.
Außerdem ist dieser ganze Ordnerwust unpraktisch. Ich liege abends gemütlich auf dem Sofa, dann fällt mir ein, dass ich ja noch einen neuen Stromanbieter aussuchen muss. Also stehe ich wieder auf hole den entsprechenden Ordner suche die letzte Abrechnung, suche einen neuen Anbieter, hefte die Abrechnung wieder weg und stelle den Ordner wieder weg.
Am liebsten hätte ich da eine digitale Lösung, in der ich bequem vom Sofa aus nachlesen kann. Einfach zu sortieren und mit Suchfunktion.
Dann kam eine Anfrage, ob ich nicht gerne enfold. ausprobieren möchte. Die Beschreibung versprach schon einmal viele meiner Wünsche zu erfüllen. Dank des Serverstandortes in Deutschland und überdurchschnittlicher Verschlüsselung war ich dann auch bei dem Thema Datenschutz beruhigt 🙂
Für enfold gibt es einen Webzugriff der mit jedem aktuellen Browser funktioniert und außerdem auch noch entsprechende Smartphone Apps. Meinem Couch-Office stand also nichts mehr im Wege 🙂
Die Anmeldung ging fix und einfach. Die Oberfläche ist einfach, klar strukturiert und selbsterklärend. Also ging es direkt los mit den ersten Scans. Die fertigen Dokumente werden dann über zwei Klassifizierungen sortiert. Zum einen wird angegeben, um welche Art von Dokument es sich handelt. Also ist es eine Rechnung, ein Vertrag, eine Stromabrechnung oder was auch immer. Zum anderen wird angegeben woher das Dokument kommt also z.B. Telekom, Vatenfall, Amazon oder was auch immer. Zusätzlich kann man auch noch eine Beschreibung oder einen Titel hinterlegen. Ein geniales Feature ist, dass man sich zu einem Dokument einen Termin eintragen kann. Ich habe mir z.B. zur letzten Stromabrechnung einen Termin für das Folgejahr eingetragen, damit ich daran denke, mir einen neuen Stromanbieter zu suchen.
Vor allem für zukünftige Dokumente ist es genial, dass enfold bereits Schnittstellen zu vielen Banken und anderen Unternehmen hat. Das heißt, du kannst enfold z.B. mit Amazon koppeln und bekommst dann deine neuen Rechnungen direkt digital einsortiert. Gleiches funktioniert auch bei vielen Banken usw. In den Fällen, wo es in enfold noch keine fertige Schnittstelle gibt hat man die Möglichkeit zusätzlich sein Email-Konto zu koppeln. Mit entsprechenden Regeln, die man definieren kann, wandern so auch Dokumente die man als Emailanhang erhält, automatisch fertig klassifiziert in enfold.
Ich nutze enfold jetzt seit ein paar Wochen und bin immer noch begeistert. Es ist einfach praktisch wo und wann immer man will auf seine Dokumente zuzugreifen. Schnell mal in der Mittagspause abgleichen, ob die Kooperation korrekt abgerechnet wurde. Auf dem Sofa schnell am Handy nachsehen, wie der aktuelle Stromtarif aussieht und gleich wechseln. Im Baumarkt schauen, was man das letzte Mal online für die Flexscheiben bezahlt hat.
Auch die Such- und Filterfunktion macht Spaß. Ich klicke einfach an, ich will das Thema Strom haben und klicke dann noch an, nur von EON und schon habe ich meine Dokumente auf das eingeschränkt, was ich sehen will. Ich muss mich nicht erst ewig lange durch irgendwelche Ordnerstrukturen auf meinen Computer klicken oder den halben Schrank ausräumen. Einfach zwei Klicks und ich bin am Ziel.
Wenn du Lust bekommen hast, enfold als deinen digital locker für deine Dokumente auszuprobieren, hab ich noch ein besonderes Schmankerl für dich. Wenn du dich bis zum 30.06.2017 mit dem Gutscheincode wesel99 bei enfold anmeldest, erhältst du den Zugang für 0,99 EUR statt 3,99 EUR pro Monat. Also bei Interesse einfach mal bei enfold vorbeischauen.
